План управления закупками
“Создание автоматизированной системы для магазина одежды”1Стиль””
Проект: Создание конфигурации магазина 1Стиль
Заказчик: Менеджеры по продажам
Дата создания: 23.08.2025
Версия: 1.0
Утверждено:
Руководитель проекта: _________________
Дата: _________________
Согласовано:
Заказчик: _________________
Дата: _________________
1. Цель и область применения
Цель данного плана — определить процессы управления закупками в проекте разработки информационной базы для магазина одежды «1Стиль» на платформе 1С. Документ регулирует порядок планирования, проведения, контроля и закрытия закупочных процедур в соответствии с PMBOK 5.
2. Входные данные
План управления проектом; требования к продукту; реестр заинтересованных сторон; структура декомпозиции работ (WBS); смета проекта; активы организационного процесса (включая внутренние шаблоны и процедуры закупок).
3. Планирование закупок
На данном этапе определяется, какие ресурсы и услуги необходимо приобрести у внешних поставщиков. Формируются требования к закупкам, критерии оценки, методы выбора поставщиков и график проведения закупок.
4. Критерии выбора поставщиков
Поставщики выбираются на основе объективных критериев, обеспечивающих качество, надежность и экономическую эффективность поставок. Основные критерии выбора:
Соответствие техническим требованиям;
Опыт выполнения аналогичных поставок;
Стоимость предложения;
Сроки поставки;
Наличие гарантийных обязательств;
Репутация и отзывы клиентов;
Условия оплаты.
5. Методы и процедуры закупок
Процесс закупок выполняется с использованием следующих методов и инструментов:
Конкурентный тендер (открытый запрос предложений);
Запрос ценовых предложений (RFP);
Прямые переговоры с единственным поставщиком (при обосновании необходимости);
Использование шаблонов договоров и регламентов организации;
Документирование всех этапов закупок в соответствии с корпоративными стандартами.
Проведение закупок
Включает разработку тендерной документации, рассылку запросов коммерческих предложений, сбор и анализ предложений поставщиков, проведение переговоров и подписание контрактов.
1. Роли и ответственность участников
Руководитель проекта | Инициирует закупки, утверждает поставщиков, контролирует выполнение условий контрактов. |
Специалист по закупкам | Планирует закупки, подготавливает тендерную документацию, проводит анализ предложений. |
Финансовый менеджер | Проверяет соответствие закупок бюджету проекта, контролирует платежи. |
Юрист | Проверяет и утверждает договоры, обеспечивает правовую защиту интересов проекта. |
Поставщик | Поставляет товары и услуги в соответствии с условиями договора. |
2. Матрица ответственности (RACI)
Планирование закупок | A | R | C | I |
Проведение закупок | C | A/R | I | C |
Контроль закупок | A | R | C | I |
Закрытие закупок | A | R | C | C |
Контроль закупок
Осуществляется мониторинг исполнения обязательств поставщиков, контроль качества поставляемых товаров и услуг, анализ стоимости и сроков поставок, а также документирование изменений.
1. Риски закупок и способы реагирования
Задержка поставки | Средняя | Высокое | Включить штрафные санкции в договор |
Повышение стоимости | Средняя | Среднее | Фиксировать цену в контракте |
Поставка некачественного товара | Низкая | Высокое | Проверка качества и гарантия |
Недобросовестный поставщик | Низкая | Высокое | Проверка репутации и рекомендаций |
2. Документы и отчётность
В ходе выполнения процессов закупок создаются и поддерживаются следующие документы:
План закупок;
Техническое задание (ТЗ);
Запрос предложений (RFP);
Коммерческие предложения поставщиков;
Протокол оценки и выбора поставщика;
Договор с поставщиком;
Акты приёмки-передачи;
Отчёт об эффективности закупок.
Закрытие закупок
Включает формальную приемку результатов, оформление актов выполненных работ, подписание закрывающих документов, анализ эффективности закупочного процесса и обновление базы знаний организации.